Jaarplan 2020

Voorwoord

Hierbij bieden wij u het jaarplan voor 2020 aan. In het jaarplan vindt u informatie over de voorgenomen onderzoeken en activiteiten van de rekenkamercommissie in 2020. De rekenkamercommissie voert onderzoek uit naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Met de onderzoeken beogen wij ook dit jaar weer, vanuit een onafhankelijke positie, een constructieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Soest.

Dit jaar start de rekenkamercommissie in een nieuwe samenstelling met drie nieuwe leden.

Namens de rekenkamercommissie,

J.A. (Joyce) Satijn Voorzitter

Inleiding

In dit jaarplan is beschreven welke onderzoeken er voor 2020 staan gepland. Het jaarplan is daarmee tevens het onderzoeksprogramma 2020 van de rekenkamercommissie. Verder is er in dit jaarplan aandacht voor de begroting 2020 van de rekenkamercommissie. De samenstelling van de rekenkamercommissie is als volgt:

  • Mevrouw drs. J.A. (Joyce) Satijn MPM (voorzitter)
  • De heer dr. H.A. (Harmen) Binnema
  • Mevrouw mr. J.G. (Judith) Calmeyer Meijburg-van Reekum MPM
  • Mevrouw drs. B.R. (Betske) van Henten-Meijer
  • De heer drs. L.J. (Bert) Mellema

Secretaris/onderzoeker mevrouw M.E. (Marjolein) Barel-Glashouwer MSc

Activiteiten

In deze paragraaf volgt eerst een overzicht van de voorgenomen onderzoeken. Daarna beschrijven we de overige activiteiten van de rekenkamercommissie.

Voorgenomen onderzoeken

In de verordening op de rekenkamercommissie staan in artikel 3.3 criteria genoemd om te bepalen of een onderwerp passend is voor een onderzoek van de rekenkamercommissie.1 Voor het totaal van de onderwerpen geldt dat:

  • het onderzoek betrekking moet hebben op de doelmatigheid, de doeltreffendheid of rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid;
  • er sprake moet zijn van een substantieel belang;
  • het door de gemeente te beïnvloeden beleid moet zijn;
  • er sprake is van spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen;
  • het onderzoek communiceerbaar moet zijn.

In 2020 wil de rekenkamercommissie drie onderzoeken uitvoeren of in gang zetten. Allereerst wordt het onderzoek naar de afhandeling van klachten, bezwaren en meldingen afgerond. Daarnaast start de rekenkamercommissie een onderzoek naar de aanpak van jongerenoverlast. Het onderwerp van het derde onderzoek bepaalt de commissie begin 2020.

Onderzoek afhandeling klachten, bezwaren en meldingen

De rekenkamercommissie onderzoekt de doeltreffendheid van de afhandeling van klachten, bezwaren en meldingen openbare ruimte. Het feitenonderzoek is uitgevoerd en het onderzoek bevindt zich in de fase van hoor en wederhoor. De rekenkamercommissie verwacht het rapport in het eerste kwartaal van 2020 aan te kunnen bieden aan de gemeenteraad.

Onderzoek aanpak jongerenoverlast

In 2017 had de rekenkamercommissie het voornemen om de aanpak van jongerenoverlast te onderzoeken. Destijds heeft de rekenkamercommissie besloten om het onderzoek uit te stellen, naar aanleiding van informatie van het college over de start van nieuw beleid. De rekenkamercommissie had het voornemen om het onderzoek twee jaar later uit te voeren en dan ook de implementatie van het nieuwe beleid daarin te betrekken. In 2020 zal dit onderzoek van start gaan en de rekenkamercommissie zal de gemeenteraad over het onderzoeksvoorstel informeren.

Onderwerp derde onderzoek

Het onderwerp voor het derde onderzoek bepaalt de rekenkamercommissie in het voorjaar van 2020. In eerdere jaren inventariseerde de rekenkamercommissie via een gespreksronde met de politieke fracties welke onderwerpen er bij de raadsleden leefden. Dit jaar heeft de agendacommissie – bestaande uit alle fractievoorzitters – aangegeven gezamenlijk een aantal onderwerpen op te stellen en door te geven aan de rekenkamercommissie. Daarnaast benut de commissie bij de keus van het onderwerp de input van de nieuwe leden die per januari 2020 starten en hanteert ze de criteria zoals beschreven in de bijlage criteria voor onderzoeken.

Overige activiteiten

Vergaderingen

De rekenkamercommissie heeft maandelijks een reguliere vergadering. In deze vergaderingen wordt met name gesproken over de aanpak en voortgang van onderzoeken. Ook komen onderwerpen als communicatie, deskundigheidsbevordering en actuele ontwikkelingen aan de orde. Naast de reguliere vergaderingen zijn er onderzoeksgebonden bijeenkomsten en vergaderingen. De rekenkamercommissie heeft rondom lopende onderzoeken gesprekken met portefeuillehouders en met de ambtelijke organisatie, waaronder de gemeentesecretaris.

Kennismaken bestuurders

De nieuwe leden van de rekenkamercommissie maken graag kennis met de gemeenteraadsleden, tijdens de gebruikelijke bijeenkomsten. Ook zal ze het college uitnodigen om kennis te maken, evenals de gemeentesecretaris. ➢ Afstemmingsoverleg controleketen Jaarlijks vindt er een afstemmingsoverleg plaats van de zogenaamde controleketen. Dit is een overleg waarbij de personen en commissies bij elkaar komen die bij de gemeente te maken hebben met controle van het gevoerde beleid. Het gaat om de rekenkamercommissie, de auditcommissie, de concerncontroller en de accountant. Tijdens dit overleg informeren we elkaar over en weer over de onderzoeksplannen.

NVRR

De rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Dit lidmaatschap is bedoeld voor het uitwisselen van kennis en informatie met andere rekenkamer(commissie)s. De NVRR organiseert onder andere studiedagen en verzorgt een digitale nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen. De rekenkamercommissie neemt deel aan relevante bijeenkomsten van de NVRR.

Werkwijze en organisatie

Verzamelen van onderwerpen

Om tot onderwerpen te komen, benut de rekenkamercommissie suggesties van inwoners, belangenverenigingen, ondernemers, ambtenaren en natuurlijk raadsleden. In de praktijk blijkt dat onderzoekssuggesties met name worden aangedragen door raadsleden.

Vooronderzoek

Wanneer de rekenkamercommissie besluit om een bepaald onderwerp te onderzoeken, start zij eerst een vooronderzoek. In dit vooronderzoek bepaalt ze wat de stand van zaken is rondom een bepaald vraagstuk. Daarnaast besluit ze of het onderwerp interessant is en past binnen de gestelde criteria.

Start en uitvoering onderzoek

Als het onderwerp geschikt is, start de rekenkamercommissie een onderzoek. Ze zorgt hierbij zelf voor de onderzoeksopzet, de probleemstelling en de hoofdvragen. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, het management team en de betrokken afdeling(en) krijgen de onderzoeksopzet ter kennisname toegestuurd. De rekenkamercommissie verzorgt ook een informerende bijeenkomst voor de raadsleden over de onderzoeksopzet.

Vervolgens wordt een onderzoeksbureau geselecteerd dat het onderzoek in samenwerking met de rekenkamercommissie uitvoert. De belangrijkste argumenten voor het uitbesteden van het feitenonderzoek zijn het aantrekken van inhoudelijke expertise en het beperkt houden van de doorlooptijd van een onderzoek. De betrokkenheid van de commissie bij de uitvoering van een onderzoek wordt gewaarborgd door deelname aan interviews en groepsgesprekken. Vervolgens wordt door het onderzoeksbureau de rapportage opgesteld. In samenwerking met de rekenkamercommissie worden conclusies geformuleerd. De rekenkamercommissie stelt zelf de aanbevelingen op.

Aanbieding rapport

Bij het aanbieden van het eindrapport van een onderzoek, geeft de rekenkamercommissie een korte presentatie aan de gemeenteraad. Raadsleden kunnen dan vragen stellen aan de rekenkamercommissie. Opvolgingsonderzoeken In opvolgingsonderzoeken bekijkt de rekenkamercommissie in hoeverre de conclusies en aanbevelingen uit eerdere rapporten zijn overgenomen door de raad en de organisatie. De commissie voert de opvolgingsonderzoeken zelf uit. 8 Uitgebreide beschrijving werkwijze Voor een uitgebreide beschrijving van onze werkwijze verwijzen wij graag naar het ‘draaiboek onderzoek’.

Communicatie

De rekenkamercommissie streeft ernaar om haar werk breed onder de aandacht van de inwoners van Soest te brengen, omdat ze van mening is dat met haar werk een maatschappelijk belang gediend is.

De rekenkamercommissie bekijkt per onderzoeksonderwerp op welke wijze het beste kan worden gecommuniceerd. Als het een maatschappelijk aansprekend onderwerp is, brengen we bij de start en afronding van het onderzoek een persbericht uit. Ook wordt dit gecommuniceerd via de website van de gemeente Soest en via Twitter. De website bevat daarnaast informatie over eerder uitgebrachte rapporten en andere informatie over de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. De communicatie van de rekenkamercommissie gebeurt volledig digitaal.

Communicatie richting gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie is ook een belangrijk onderdeel van het werk. Goede en open contacten met de raad zijn behulpzaam bij het kunnen doen van het onderzoekswerk. De rekenkamercommissie maakt daarom jaarlijks een ronde langs de fracties. Ook hebben we rondom lopende onderzoeken gesprekken met portefeuillehouders en met de ambtelijke organisatie. En de commissie benut het intranet van de gemeente om bekendheid te geven aan haar onderzoeken.

Begroting

De rekenkamercommissie Soest beschikt over een budget van € 52.388 per jaar voor het uitbesteden van onderzoek en de vergoedingen. In de tabel hieronder is weergegeven hoe het budget aangewend wordt.

  • Uitbesteden onderzoek: € 30.000 - Onderzoeken
  • Vergoeding leden: € 18.714 - Vaste maandelijkse vergoeding en reiskostenvergoeding per bijeenkomst
  • Overige kosten:  € 3.674 - Inhuur secretariële ondersteuning; kosten drukwerk; studiedagen

Totaal € 52.388

Bijlagen