Jaarplan 2022

Voorwoord

Hierbij bieden wij u het Jaarplan voor 2022 aan. In ons Jaarplan vindt u informatie over de onderzoeken en activiteiten van de rekenkamercommissie in 2022. 

De rekenkamercommissie voert onderzoek uit naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Met onze onderzoeken beogen wij ook dit jaar weer, vanuit een onafhankelijke positie, een constructieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Soest.

Naast het doen van onderzoek in 2022 hebben we te maken met een vacature voor secretaris/onderzoeker. Deze willen we zo snel mogelijk gaan invullen om de voortgang in onze werkzaamheden te borgen. Wij doen dat tijdelijk met ondersteuning vanuit de griffie. 

Daarnaast vinden in maart 2022 gemeenteraadsverkiezingen plaats. Wij willen ons graag aan de nieuwe raad presenteren: wij werken immers om uw controlerende taak als gemeenteraad te versterken. 

Eind 2022 loopt de benoemingsperiode van de rekenkamercommissieleden af. Twee van ons zullen in elk geval niet meer terug komen; zij hebben al eerder gebruik gemaakt van de mogelijkheid om voor een tweede termijn benoemd te worden. Wij zullen daarom ook tijdig, in samenwerking met de gemeenteraad, nieuwe leden voor de rekenkamercommissie gaan werven.

Namens de rekenkamercommissie,

J.A. (Joyce) Satijn, voorzitter

Inleiding

In dit jaarplan beschrijven wij welke onderzoeken wij in 2022 willen uitvoeren. Het jaarplan is daarmee tevens het onderzoeksprogramma 2022 van de rekenkamercommissie. Verder is er in dit jaarplan aandacht voor de begroting 2022 van de rekenkamercommissie.

De samenstelling van de rekenkamercommissie is als volgt:

  • Mevrouw drs. J.A. (Joyce) Satijn MPM (voorzitter)
  • De heer dr. H.A. (Harmen) Binnema
  • Mevrouw mr. J.G. (Judith) Calmeyer Meijburg-van Reekum MPM
  • Mevrouw drs. B.R. (Betske) van Henten-Meijer
  • De heer drs. L.J. (Bert) Mellema 
  • Mevrouw H. (Heleen) Kuijer-Franken 

Eind 2022 verloopt de tweede termijn van twee leden van de rekenkamercommissie, waaronder die van de voorzitter. Het gaat om mevrouw Satijn (voorzitter) en de heer Mellema. De eerste termijn van mevrouw Calmeyer Meijburg-van Reekum, mevrouw Van Henten-Meijer en de heer Binnema loopt tot 31 december 2022. Zij hebben de mogelijkheid om voor een tweede termijn van wederom drie jaar benoemd te worden,dus tot 31 december 2025.

Op de website van de gemeenteraad is actuele informatie opgenomen over de hoofd- en nevenfuncties van de leden van de rekenkamercommissie.

Activiteiten

In deze paragraaf volgt eerst een overzicht van de voorgenomen onderzoeken. Daarna beschrijven we de overige activiteiten van de rekenkamercommissie.

Voorgenomen onderzoeken

In de verordening op de rekenkamercommissie staan in artikel 3.3 criteria genoemd om te bepalen of een onderwerp passend is voor een onderzoek van de rekenkamercommissie.1 Voor het totaal van de onderwerpen geldt dat:

  • het onderzoek betrekking moet hebben op de doelmatigheid, de doeltreffendheid of rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid
  • er sprake moet zijn van een substantieel belang
  • het door de gemeente te be├»nvloeden beleid moet zijn
  • er sprake is van spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen
  • het onderzoek communiceerbaar moet zijn

In 2022 wil de rekenkamercommissie twee onderzoeken uitvoeren of in gang zetten. De rekenkamercommissie start begin 2022 een onderzoek naar digitale toegankelijkheid. 

Het onderwerp van het tweede onderzoek bepaalt de commissie in het eerste kwartaal van 2022.

Onderzoek digitale toegankelijkheid

In de coronatijd is veel gebeurd om de digitale toegankelijkheid van de gemeente Soest te verbeteren. De digitale toegankelijkheid is onafhankelijk daarvan een belangrijk thema in de afgelopen jaren, doordat digitale ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Burgers regelen steeds meer digitaal en verwachten ook van hun gemeente dat deze digitaal benaderbaar is. Tegelijkertijd is er een groep burgers die dit niet kan bijbenen, bijvoorbeeld omdat zij minder digitaal vaardig zijn of omdat zij een handicap hebben waardoor het lastig is de overheid digitaal te bereiken. De hoofdvraag van dit onderzoek is daarom: Hoe toegankelijk is de digitale dienstverlening van de gemeente Soest voor inwoners met een beperking? Is het beleid en de uitvoering daarvan doeltreffend en doelmatig? Inmiddels is een onderzoeksbureau geselecteerd en is het onderzoek van start gegaan.

Overige activiteiten

Vergaderingen

De rekenkamercommissie heeft maandelijks een reguliere vergadering. In deze vergaderingen wordt met name gesproken over de aanpak en voortgang van onderzoeken. Ook komen onderwerpen als communicatie, deskundigheidsbevordering en actuele ontwikkelingen aan de orde. Naast de reguliere vergaderingen zijn er onderzoeksgebonden bijeenkomsten en vergaderingen. De rekenkamercommissie heeft rondom lopende onderzoeken gesprekken met portefeuillehouders en met de ambtelijke organisatie, waaronder de gemeentesecretaris. 

NVRR

De rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Dit lidmaatschap is bedoeld voor het uitwisselen van kennis en informatie met andere rekenkamer(commissie)s. De NVRR organiseert onder andere studiedagen en verzorgt een digitale nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen. De rekenkamercommissie neemt deel aan relevante bijeenkomsten van de NVRR.

Werkwijze en organisatie

Verzamelen van onderwerpen / ronde langs de fracties

Om tot onderwerpen te komen, benut de rekenkamercommissie suggesties van inwoners, belangenverenigingen, ondernemers, ambtenaren en natuurlijk raadsleden. In de praktijk blijkt dat onderzoeksuggesties met name worden aangedragen door raadsleden. De rekenkamercommissie gaat daarom bij de fractie(voorzitter)s op bezoek zodat zij suggesties voor onderwerpen kunnen aandragen. Ook inwoners worden via onder meer Twitter aangemoedigd met onderwerpen te komen. In 2022 zullen wij ons na de gemeenteraadsverkiezingen voorstellen aan de nieuwe gemeenteraad en hen informeren over het werk van de rekenkamercommissie.

Vooronderzoek

Wanneer de rekenkamercommissie besluit om een bepaald onderwerp te onderzoeken, start zij eerst een vooronderzoek. In dit vooronderzoek bepaalt ze wat de stand van zaken is rondom een bepaald vraagstuk. Daarnaast besluit ze of het onderwerp interessant is en past binnen de gestelde criteria. 

Start en uitvoering onderzoek

Als het onderwerp geschikt is, start de rekenkamercommissie een onderzoek. Ze zorgt hierbij zelf voor de onderzoeksopzet, de probleemstelling en de hoofdvragen. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, het management-team en de betrokken afdeling(en) krijgen de onderzoeksopzet ter kennisname toegestuurd. 

De rekenkamercommissie verzorgt zo nodig ook een informerende bijeenkomst voor de raadsleden over de onderzoeksopzet. Vervolgens wordt een onderzoeksbureau geselecteerd dat het onderzoek in samenwerking met de rekenkamercommissie uitvoert. De belangrijkste argumenten voor het uitbesteden van het feitenonderzoek zijn het aantrekken van inhoudelijke expertise en het beperkt houden van de doorlooptijd van een onderzoek. De betrokkenheid van de commissie bij de uitvoering van een onderzoek wordt gewaarborgd door begeleiding en deelname aan interviews en groepsgesprekken. Vervolgens wordt door het onderzoeksbureau de rapportage opgesteld. In samenwerking met de rekenkamercommissie worden conclusies geformuleerd. De 
rekenkamercommissie stelt zelf de aanbevelingen op. 

Aanbieding rapport

Bij het aanbieden van het eindrapport van een onderzoek, geeft de rekenkamercommissie een korte presentatie aan de gemeenteraad. Raadsleden kunnen dan vragen stellen aan de rekenkamercommissie.

Opvolgingsonderzoeken

In opvolgingsonderzoeken bekijkt de rekenkamercommissie in hoeverre de conclusies en aanbevelingen uit eerdere rapporten zijn overgenomen door de raad en de organisatie. De commissie voert de opvolgingsonderzoeken zelf uit.

Uitgebreide beschrijving werkwijze

Voor een uitgebreide beschrijving van onze werkwijze verwijzen wij graag naar het draaiboek onderzoek (pdf, 244 KB)

Communicatie

De rekenkamercommissie streeft ernaar om haar werk breed onder de aandacht van de inwoners van Soest te brengen, omdat ze van mening is dat met haar werk een maatschappelijk belang gediend is. De rekenkamercommissie bekijkt per onderzoeksonderwerp op welke wijze het beste kan worden gecommuniceerd. Als het een maatschappelijk aansprekend onderwerp is, brengen we bij de start en afronding van het onderzoek een persbericht uit.

Ook wordt dit gecommuniceerd via de website van de gemeente Soest en via Twitter. De website bevat daarnaast informatie over eerder uitgebrachte rapporten en andere informatie over de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. De communicatie van de rekenkamercommissie gebeurt volledig digitaal. Communicatie richting gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie is ook een belangrijk onderdeel van het werk. Goede en open contacten met de raad zijn behulpzaam bij het kunnen doen van het onderzoekswerk. De rekenkamercommissie maakt daarom jaarlijks een ronde langs de fracties. Ook hebben we rondom lopende onderzoeken gesprekken met portefeuillehouders en met de ambtelijke organisatie. En de commissie benut het intranet van de gemeente om bekendheid te geven aan haar onderzoeken.

Begroting

De rekenkamercommissie Soest beschikt over een budget van 52.674 euro per jaar voor het uitbesteden van onderzoek en de vergoedingen. 

  • Uitbesteden onderzoek: begroot 30.000 euro
  • Vergoeding leden: begroot 19.000 euro
  • Overige kosten: begroot 3.674 euro

Totaal: 52.674 euro