Reglement van Orde voor rekenkamercommissie Soest

In overeenstemming met artikel 3.1 van de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Soest 2007 heeft de rekenkamercommissie Soest ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden een Reglement van Orde vastgesteld in haar vergadering van 15 mei 2013. Na vaststelling is dit Reglement van Orde ter kennisneming naar de gemeenteraad verzonden.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

  1. In dit reglement wordt verstaan onder:
    1. Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie Soest die is ingesteld bij de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Soest 2007 met ingang van 14 december 2007
    2. Voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie
    3. Leden: de leden van de rekenkamercommissie
    4. Secretaris: de ambtelijk secretaris/onderzoeker van de rekenkamercommissie

Artikel 2. De voorzitter

  1. De voorzitter is verantwoordelijk voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van vergaderingen, het voorbereiden en het leiden van de vergaderingen van de rekenkamercommissie.
  2. De voorzitter bewaakt de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze.
  3. De voorzitter bevordert een zorgvuldige besluitvorming.
  4. De voorzitter vertegenwoordigt de rekenkamercommissie naar buiten en is woordvoerder namens de rekenkamercommissie. De voorzitter kan, indien de aard en/of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, een ander lid van de rekenkamercommissie als woordvoerder aanwijzen.
  5. De voorzitter is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie; de voorzitter is verantwoordelijk voor het functionering- en beoordelingsgesprek.
  6. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door het langstzittende lid dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.
  7. Bij verhindering van de secretaris tijdens een vergadering, draagt de voorzitter zorg voor vervanging.
  8. Indien de voorzitter ontheven wil worden van zijn functie geldt er een minimale opzegtermijn van drie maanden.

Artikel 3. De leden

  1. De leden zijn verantwoordelijk voor:
    1. Het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vorm geven aan het jaarplan,het opzetten van onderzoeken, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie
    2. Het mede begeleiden van de uitvoering van een onderzoek als lid van het onderzoeksduo.
  2. Indien een lid ontheven wil worden van zijn functie geldt er een minimale opzegtermijn van drie maanden.

Artikel 4. De secretaris

  1. De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris zijn:
    1. De voorbereiding van de onderzoeken, het jaarplan en jaarverslag
    2. De voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen van de rekenkamercommissie
    3. Het beheren van de onderzoeksdossiers
    4. Het verzorgen van interne en externe correspondentie en communicatie
    5. Het ondersteunen van de voorzitter
    6. Tijdens vergaderingen in advies en relevante informatie voorzien.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Artikel 5. Vergaderingfrequentie

  1. De rekenkamercommissie vergadert in de regel één keer per maand.
  2. Van de leden van de rekenkamercommissie wordt verwacht dat zij alle vergaderingen bijwonen. Indien een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, meldt hij/zij dit twee weken voor de vergadering plaatsvindt aan de secretaris. De secretaris probeert in overleg met de leden een alternatieve datum voor de vergadering te vinden. Lukt dat niet, dan wordt op de oorspronkelijke datum vergaderd.
  3. Bij afwezigheid van een rekenkamercommissie vergadering geeft een lid vooraf zijn/haar standpunten door, die worden doorgegeven door de secretaris tijdens de vergadering.
  4. Jaarlijks wordt in de laatste vergadering van het jaar het vergaderschema voor het daaropvolgende jaar vastgesteld.
  5. Op verzoek van twee of meer leden, of de secretaris, of wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven.

Artikel 6. Vergaderstukken

  1. De secretaris verstuurt de voorlopige agenda en bijbehorende stukken uiterlijk zeven dagen voor een vergadering uit naam van de voorzitter naar de leden van de rekenkamercommissie.
  2. De leden van de rekenkamercommissie kunnen agendapunten minimaal tien dagen voor de vergadering inbrengen bij de voorzitter.
  3. Wanneer de leden van de rekenkamercommissie na het verstrijken van de in lid 1 genoemde termijn nog stukken zullen ontvangen, vermeldt de secretaris dit uitdrukkelijk bij het verzenden van de agenda.

Artikel 7. Openbaarheid

  1. De vergaderingen zijn besloten.
  2. De secretaris maakt een verslag van de vergaderingen. Deze verslagen zijn niet openbaar.

Artikel 8. Besluitvorming

  1. De leden zijn gezamenlijk beslissingsbevoegd.
  2. Bindende besluitvorming is alleen mogelijk wanneer er ten minste drie leden aanwezig zijn.
  3. De rekenkamercommissie neemt besluiten bij meerderheid van stemmen en streeft naar unanimiteit.
  4. Indien de stemmen staken en uitstel van besluitvorming niet mogelijk is heeft de voorzitter of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter de doorslaggevende stem.
  5. Indien één van de leden daarom vraagt kan een stemming worden gehouden.
  6. De stemming kan schriftelijk plaatsvinden als één van de leden daar om vraagt.
  7.  Voor  personen wordt altijd schriftelijk gestemd.
  8. De voorzitter en leden van de rekenkamer dragen buiten de vergaderingen de besluiten van de rekenkamer uit

Hoofdstuk 3 Gedragscode

Artikel 9. Werkzaamheden en relaties

  1. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid of toezichthouder is, kunnen geen opdrachten voor de rekenkamercommissie uitvoeren.
  2. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uit maken van de betreffende besluitvorming.

Artikel 10. Nevenfuncties

  1. Een lid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan ontstaan met de onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie.
  2. Nevenfuncties van de rekenkamercommissieleden worden voorgelegd aan de gemeenteraad, wijzigingen worden ook doorgegeven. Beide worden gepubliceerd op de website van de gemeente.
  3. De leden maken tijdig aan de overige leden en de secretaris melding van wijzigingen in (neven)functies die zij bekleden. De leden besluiten over mogelijke onverenigbaarheid.

Artikel 11. Communicatie

  1. Indien een lid van de rekenkamercommissie in de openbaarheid treedt namens de rekenkamercommissie, dan vertegenwoordigt hij/zij de rekenkamercommissie en geen andere organisatie. Hij/zij is gehouden dit duidelijk te communiceren.
  2. Indien een lid van de rekenkamercommissie in de openbaarheid treedt namens een andere organisatie dan mag hij/zij melding maken van het lidmaatschap van de rekenkamercommissie, als maar duidelijk is dat niet namens de rekenkamercommissie wordt gesproken.

Artikel 12. Informatie

  1. Een lid van de Rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt.
  2. Een lid van de Rekenkamer wendt de in de uitoefening van zijn ambt/functie verkregen informatie niet aan anders dan voor algemeen belang.

Artikel 13. Geschenken en uitnodigingen

  1. Een lid van de rekenkamercommissie neemt geen geschenken, geld, faciliteiten of uitnodigingen aan in ruil voor een tegenprestatie. De onafhankelijke positie van het ontvangende lid van de rekenkamercommissie mag nimmer ter discussie komen te staan door het ontvangen van geschenken, geld of uitnodigingen.
  2. Ontvangen geschenken, geld en uitnodigingen worden altijd gemeld aan de overige leden en secretaris. De secretaris registreert deze meldingen.
  3. Geschenken, geld en uitnodigingen met een waarde van minder dan € 25, - die in verband met de functie van het lid van de rekenkamercommissie zijn ontvangen, mogen worden geaccepteerd.
  4. Geschenken, geld en uitnodigingen met een waarde van meer dan € 25,- worden of direct geweigerd en teruggezonden, met een brief waarin wordt gewezen op het gemeentelijk beleid met betrekking tot het aannemen van geschenken en geld, of worden in de eerst volgende rekenkamercommissie besproken om te beoordelen wat het accepteren van het geschenk, geld of uitnodiging voor gevolgen heeft ten aanzien van de onafhankelijkheid en integriteit van de rekenkamercommissie.

Hoofdstuk 4 Onderzoek

Artikel 14. Richtlijnen

  1. De rekenkamercommissie maakt gedurende het volledige onderzoeksproces gebruik van de opgestelde checklist en het draaiboek om een zo volledig mogelijk onderzoeksproces uit te voeren.

Artikel 15. Voorbereiding

  1. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks een groslijst van onderzoeksonderwerpen op. De lijst wordt als bijlage bij het jaarverslag gevoegd.
  2. De rekenkamercommissie kiest een onderwerp voor onderzoek en formuleert de onderzoeksvragen. Tevens wordt in deze fase onderzocht welk effect met het onderzoek wordt beoogd en wordt onderzocht of een eventueel onderzoek intern of extern wordt uitgevoerd.

Artikel 16. Uitvoering van het onderzoek

  1. Indien wordt gekozen voor uitbesteding of inhuur van derden, zal een offerte worden gevraagd aan minimaal twee bureaus of personen. Het bureau of de onderzoeker mogen geen belang hebben ten aanzien van het onderzoek.
  2. Het feitelijke onderzoek zal, met inachtneming van de bepalingen van de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Soest, plaatsvinden in het kader waarvan de benodigde gegevens zullen worden verzameld: inzien van archieven, het voeren van gesprekken met betrokkenen, het houden van enquêtes of het bezoeken van externe locaties, e.d. Op basis van deze informatie zal een voorlopig onderzoeksrapport worden opgesteld.
  3. (Voormalige) Gemeentelijke ambtenaren of (voormalige) bestuurders die betrokken zijn bij het onderwerp van het onderzoek en derhalve bij de uitvoering van het onderzoek worden betrokken, ontvangen hiervoor geen vergoeding.

Artikel 17. Rapportage

  1. In de rapportages worden geconstateerde feiten zo helder mogelijk weergegeven en onderbouwd vanuit zo objectief mogelijke waarnemingen. Daar waar beoordelingen aan de orde komen, zullen de toetsingscriteria daarvoor zo mogelijk vooraf geformuleerd worden.
  2. Het voorlopige onderzoeksrapport zal worden voorgelegd aan de onderzochte instanties c.q. personen met wie gesprekken zijn gevoerd
    1. Deze instanties en personen worden in de gelegenheid gesteld om binnen veertien dagen te reageren ter controle van de feitelijke gegevens. Voor zover de opmerkingen betrekking hebben op feitelijke onjuistheden c.q. de weergave van letterlijke citaten in het voorlopige onderzoeksrapport, worden deze opmerkingen in het onderzoeksrapport verwerkt.
    2. De politiek verantwoordelijke(n) worden in de gelegenheid gesteld om binnen veertien dagen hun zienswijze in een bijlage toe te voegen.
  3. Op basis van het onderzoeksrapport formuleert de rekenkamercommissie conclusies en aanbevelingen en stelt het definitieve rapport vast.
  4. De rekenkamercommissie biedt uiterlijk veertien dagen na de vergadering waarin het onderzoeksrapport is vastgesteld, het rapport met conclusies en aanbevelingen aan de raad aan.

Hoofdstuk 5 Budget

Artikel 18. Budgethouder en verantwoording

  1. De rekenkamercommissie wijst één van haar leden of de secretaris aan als budgethouder.
  2. De budgethouder heeft de taak het budget van de rekenkamercommissie te bewaken en jaarlijks een voorstel voor de begroting op te stellen.
  3. Voor de besteding van haar uitgaven binnen het budget is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de gemeenteraad.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 19. Onvoorziene omstandigheden

  1. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in de vergadering van de rekenkamercommissie.

Artikel 20. Uitzonderingsbepaling

  1. Indien bijzondere omstandigheden daar aanleiding toe geven kan de rekenkamercommissie besluiten om één of meer van de hiervoor genoemde bepalingen niet van toepassing te verklaren. De rekenkamercommissie zal daarbij motiveren op grond van welke bijzondere omstandigheden tot het besluit is gekomen.