Buitenlandse documenten registreren

Er kunnen voor u in het buitenland documenten zijn opgemaakt. Bijvoorbeeld bij een geboorte, huwelijk, overlijden, echtscheiding, erkenning of adoptie. Deze buitenlandse documenten worden ook wel brondocumenten genoemd. U bent verplicht deze documenten te laten registreren in de Basisregistratie personen (BRP). Hiervoor moet u een afspraak maken.

Hoe werkt het?

U neemt op uw afspraak mee:

  • Het document dat u wilt laten registreren
  • Een geldig identiteitsbewijs, zoals een paspoort, (Nederlandse) identiteitskaart, Nederlands rijbewijs, verblijfsvergunning, W-document
  • Eventueel: Uw buitenlands paspoort, of mogelijke andere buitenlandse documenten

Controleer goed of uw documenten een legalisatie of apostille nodig hebben. Op de website van de rijksoverheid vindt u meer informatie over de legalisatie-eisen en de kosten hiervan. U kunt ook het landelijk informatienummer 1400 ( op werkdagen tussen 08.00 en 20.00 uur). U betaalt voor dit nummer alleen de gebruikelijke belkosten.

Legalisatie document

De Nederlandse ambassade in het land waar het rechtsfeit heeft plaatsgevonden legaliseert het buitenlandse document. Legalisatie bewijst dat een document is afgegeven door een bevoegde instantie en dat de handtekening op het document afkomstig is van de ondertekenaar.

Let op: Legalisatie door de Nederlandse ambassade bewijst niet dat de inhoud van het document juist is. Een in het buitenland gelegaliseerd document is dan ook niet automatisch rechtsgeldig in Nederland. De inhoud en de rechtsgeldigheid ervan wordt beoordeeld door de gemeente. Bij twijfel over de inhoud van het document kan een nader onderzoek volgen.

Vertaling document

Als documenten door de afgevende instantie in het Nederlands of in het Engels zijn opgesteld, kunnen deze worden geaccepteerd. Documenten die door de afgevende instantie zijn opgesteld in het Duits of Frans kunnen in de meeste gevallen ook worden geaccepteerd. Bij twijfel kan er echter om een Nederlandse vertaling worden gevraagd.

Voor alle andere talen geldt dat u de inhoud van het document moet laten vertalen. Dat kan in Nederland door een beëdigd vertaler. Zijn de documenten in het buitenland al voorzien van een vertaling in het Nederlands, Duits, Frans of Engels? Dan geldt ook dat u deze in Nederland door een beëdigd vertaler moet laten vertalen.

Apostillestempel

Met een apostillestempel verkort u de legalisatie van uw document. Als u een apostille krijgt, hoeft u het document niet meer te laten legaliseren door de ambassade of het consulaat van het land waar u het gaat gebruiken. Dit geldt alleen voor landen die het apostilleverdrag hebben ondertekend.

Voor de registratie van uw buitenlandse huwelijksakte kan een van beide partners langskomen. Hiervoor maakt u een afspraak via (035) 609 34 11. Er wordt dan bekeken of er een formulier 'eigen verklaring' (pdf, 167 Kb) moet worden ingevuld. Dit is een verklaring ten behoeve van de wet schijnhuwelijken.

Termijn

Het kan twee weken duren. Als er nader onderzoek nodig is, dan kan het langer duren.

Voor wie?

Iedereen die in de BRP van de gemeente Soest staat ingeschreven en voor wie buitenlandse documenten (brondocumenten) zijn opgemaakt. Het document moet zijn opgemaakt volgens de plaatselijke voorschriften en door een bevoegde instantie. Een buitenlands huwelijk wordt alleen erkend wanneer beide echtgenoten op het moment van erkenning ouder zijn dan achttien jaar.

Heeft u de Nederlandse nationaliteit dan kunt u de buitenlandse akte van geboorte, huwelijk of overlijden na de registratie in de BRP ook laten inschrijven in de registers van de burgerlijke stand bij de gemeente Den Haag, afdeling Landelijke Taken, telefoonnummer 14 070.

Kosten

Het registreren van buitenlandse brondocumenten is gratis.

Let op! De gemeente kan u een bestuurlijke boete opleggen als u bewust bijdraagt aan onjuiste informatie in de Basisregistratie Personen (BRP). Deze boete voorkomt u door er voor te zorgen dat u zich correct inschrijft en op tijd de juiste informatie doorgeeft.