Reglement van Orde voor de rekenkamer Soest

In overeenstemming met artikel 11 van de Verordening Rekenkamer Soest 2023 heeft de Rekenkamer Soest ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden een Reglement van Orde vastgesteld in haar vergadering van 27 mei 2024. Na vaststelling is dit Reglement van Orde ter kennisneming naar de gemeenteraad verzonden.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. Rekenkamer: de organisatie als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet en die is ingesteld door de raad op 23 november 2023;.
2. Voorzitter: de voorzitter van de Rekenkamer.
3. Leden: de leden van de Rekenkamer.
4. Secretaris: de ambtelijk secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer.
5. Subcommissie: een deel van de leden van de Rekenkamer dat in een tweetal of drietal een onderzoek begeleidt en uitvoert.
6. Waar in dit reglement van orde gesproken wordt over ‘hij, hem, zijn’ dient indien van toepassing ook ‘zij, haar’ of ‘hen’ gelezen te worden.

Artikel 2. De vergaderingen

1. De Rekenkamer vergadert in de regel een keer per maand. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kunnen de voorzitter, twee of meer leden of de secretaris extra vergaderingen uitschrijven. 
2. Jaarlijks wordt uiterlijk in oktober een vergaderschema opgesteld voor het daaropvolgende jaar. Dit vergaderschema wordt in gezamenlijk overleg bepaald.
3. Van de leden van de Rekenkamer wordt verwacht dat zij alle vergaderingen bijwonen.
4. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap in overleg waargenomen door een van de andere leden.
5. Bij verhindering van de secretaris tijdens een vergadering draagt de voorzitter zorg voor vervanging en draagt hij zorg voor het vastleggen van de besluiten.
6. Indien een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, meldt hij dit zo spoedig mogelijk bij de secretaris. Het lid dat afwezig is geeft voor de vergadering zijn standpunten door aan de secretaris; die worden doorgegeven door de secretaris tijdens de vergadering.
7. De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk circa een week voor de betreffende vergadering.

Artikel 3. De voorzitter

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de Rekenkamer vast.
2. De voorzitter vertegenwoordigt de Rekenkamer naar buiten en is woordvoerder namens de Rekenkamer. Indien de aard en/of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, kan een ander lid van de Rekenkamer als woordvoerder de rekenkamer vertegenwoordigen.
3. De voorzitter stuurt de secretaris/onderzoeker functioneel aan en voert het functioneringsgesprek met de secretaris/onderzoeker.
4. De voorzitter kan een of meer derden uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn.
5. De voorzitter is belast met het doen naleven van dit reglement van orde.

Artikel 4. De leden

1. De leden zijn verantwoordelijk voor:

• Een zorgvuldige besluitvorming
• Het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vormgeven aan het jaarplan
• Het opzetten van onderzoeken, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de rekenkamer
• Het mede begeleiden van de uitvoering van een onderzoek als lid van het een subcommissie

Artikel 5. De secretaris

De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris zijn:

• Het voorbereiden van onderzoeken, jaarplan en jaarverslag.
• Het verzorgen van interne en externe correspondentie en communicatie van de Rekenkamer.
• Het ondersteunen van de voorzitter.

Artikel 6. Vergaderstukken

1. De secretaris verstuurt de voorlopige agenda en bijbehorende stukken circa een week voor een vergadering, na overleg met de voorzitter, naar de leden van de Rekenkamer.
2. De leden van de Rekenkamer kunnen agendapunten minimaal tien dagen voor de vergadering inbrengen bij de voorzitter.
3. In geval dat stukken nagezonden zullen worden, vermeldt de secretaris/onderzoeker dit uitdrukkelijk bij het verzenden van de agenda.
4. 4. De vergaderstukken en de verslaglegging van de vergaderingen van de Rekenkamer zijn niet openbaar.

Artikel 7. Besluitvorming

1. De leden zijn gezamenlijk beslissingsbevoegd.
2. Besluitvorming vereist de aanwezigheid van ten minste drie leden.
3. De Rekenkamer neemt besluiten bij meerderheid van stemmen en streeft naar unanimiteit.
4. Indien de stemmen staken en uitstel van besluitvorming niet mogelijk is heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.
5. De voorzitter en leden van de Rekenkamer dragen buiten de vergaderingen de besluiten van de Rekenkamer uit.

Artikel 8. Werkzaamheden en relaties

1. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid of toezichthouder is, kunnen geen opdrachten voor de Rekenkamer uitvoeren.
2. Leden vermijden belangenverstrengeling en onthouden zich van onderzoek bij mogelijke belangenconflicten.

Artikel 9. Nevenfuncties

1. Een lid vervult geen (neven)functies waarbij strijdigheid is of kan ontstaan met de onafhankelijkheid van de Rekenkamer.
2. De leden maken tijdig aan de overige leden en de secretaris melding van wijzigingen in (neven)functies die zij bekleden. De leden besluiten over mogelijke onverenigbaarheid.

Artikel 10: Onafhankelijkheid

1. Eventuele relaties c.q. contacten van de leden van de Rekenkamer per heden, dan wel in het verleden, met bij het onderzoek betrokken personen, afdelingen, instanties, bedrijven en instellingen, dienen terstond in de Rekenkamer gemeld te worden. 
2. Een lid van de Rekenkamer kan zich van de besluitvorming verschonen indien hij of zij van mening is dat zijn of haar (schijn van) onafhankelijke oordeelsvorming in het geding is. Ook de andere leden kunnen, om redenen zoals genoemd in de gedragscode en op basis van unanimiteit, besluiten dat een lid zich van de besluitvorming dient te verschonen. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, neemt het desbetreffend lid van de Rekenkamer geen deel aan de behandeling en besluitvorming over desbetreffende aangelegenheid. Hiervan wordt in het verslag een aantekening opgenomen

Artikel 11. Communicatie

1. Indien een lid van de Rekenkamer in de openbaarheid treedt namens de Rekenkamer, dan vertegenwoordigt hij/zij de Rekenkamer en geen andere organisatie. Hij/zij is gehouden dit duidelijk te communiceren
2. Indien een lid van de Rekenkamer in de openbaarheid treedt namens een andere organisatie dan mag hij/zij melding maken van het lidmaatschap van de Rekenkamer, als maar duidelijk is 
   dat niet namens de Rekenkamer wordt gesproken.

Artikel 12. Informatie

1. Een lid van de Rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt.
2. Een lid van de Rekenkamer wendt de in de uitoefening van zijn ambt/functie verkregen informatie niet aan anders dan in het algemeen belang van de gemeente Soest.

Artikel 13. Geschenken en uitnodigingen

1. Een lid van de Rekenkamer neemt geen geschenken, geld, faciliteiten of uitnodigingen aan in ruil voor een tegenprestatie. De onafhankelijke positie van een lid van de Rekenkamer mag nimmer ter discussie komen te staan door het ontvangen van geschenken, geld of uitnodigingen.
2. Ontvangen geschenken, geld en uitnodigingen worden altijd gemeld aan de overige leden en secretaris. De secretaris registreert deze meldingen.
3. Geschenken, geld en uitnodigingen met een waarde van minder dan 50 euro die in verband met de functie van het lid van de Rekenkamer zijn ontvangen, mogen worden geaccepteerd.
4. Geschenken, geld en uitnodigingen met een waarde van meer dan 50 euro worden of direct geweigerd en teruggezonden, met een brief waarin wordt gewezen op het gemeentelijk beleid met betrekking tot het aannemen van geschenken en geld, of worden in de eerstvolgende Rekenkamer besproken om te beoordelen wat het accepteren van het geschenk, geld of uitnodiging voor gevolgen heeft ten aanzien van de onafhankelijkheid en integriteit van de Rekenkamer. 

Artikel 14. Slotbepalingen

1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de Rekenkamer.
2. Het Reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de Rekenkamer en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad.