Onderzoeksprotocol

Dit onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de Rekenkamer hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de Rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de Rekenkamer en helderheid verschaffen over de wijze waarop de Rekenkamer haar taken uitoefent.

In geval van een compact onderzoek, bijvoorbeeld QuickScan, Rekenkamerbrief of vervolgonderzoek, kan de aanpak op onderdelen afwijken.

Aan dit onderzoeksprotocol ligt de Gemeentewet, de Verordening Rekenkamer Soest 2023 (verder te noemen: verordening) en het Reglement van Orde voor de Rekenkamer Soest 2024 ten grondslag. 

De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de Rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De Rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema`s en behoeften vanuit de raad.

Indienen van suggesties voor onderzoek

Iedereen kan onderzoeksuggesties indienen bij de Rekenkamer (inwoners, ondernemers, organisaties, raadsleden, enz.). De gemeenteraad kan aan de Rekenkamer vragen om een bepaald onderzoek uit te voeren. De Rekenkamer beslist of aan dit verzoek wordt voldaan.

Selectiecriteria

Bij de keuze van de onderwerpen geldt dat een zo groot mogelijke bijdrage aan de taak van de Rekenkamer wordt beoogd, gerelateerd aan de inzet van beperkte onderzoekscapaciteit.

De Rekenkamer kiest op basis van de volgende selectiecriteria:

1. Het onderwerp dient te passen binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de Rekenkamer en moet relevant zijn voor het functioneren van de gemeenteraad.
2. Het onderwerp is niet onlangs onderzocht door anderen (het college van burgemeester en wethouders uit hoofde van artikel 213a van de Gemeentewet, de accountant of een extern bureau) en er is geen dergelijk onderzoek gepland.
3. Er zijn signalen/twijfels over doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid.
4. Er is een groot maatschappelijk belang.
5. Er is een (potentieel) groot financieel belang.
6. Er is een (potentieel) groot risico m.b.t. het gemeentelijk imago/
7. Er zijn leereffecten mogelijk (leerervaringen ook elders toepasbaar).
8. Het onderwerp moet gaan over door de gemeente beïnvloedbaar beleid.
9. Het onderzoek moet praktisch uitvoerbaar zijn.
10. De resultaten van het onderzoek moeten communiceerbaar zijn.
11. Er is sprake van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.
12. Het onderwerp moet toegevoegde waarde hebben voor de gemeenteraad.
13. Contra-indicatie: de informatie is ook via andere, gemakkelijkere of voor de hand liggende weg te verkrijgen (bijvoorbeeld vragen stellen aan het college van burgemeester en wethouders, rondetafelconferentie met college van  burgemeester en wethouders en derden).

Rekenkamer stelt jaarlijks haar onderzoeksprogramma/onderzoeksplan vóór 1 december vast en stelt de gemeenteraad hiervan in kennis. 

Vooronderzoek

Er kan eerst een oriënterend vooronderzoek gedaan worden, voordat een onderwerp voor onderzoek wordt geselecteerd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een analyse van relevante documenten en literatuur. Zo nodig kan de Rekenkamer een aantal oriënterende gesprekken voeren met sleutelpersonen. Van een vooronderzoek wordt de gemeentesecretaris op de hoogte gesteld. Via de 
gemeentesecretaris, of een door hem/haar aangewezen functionaris kunnen stukken voor een vooronderzoek uit de organisatie worden opgevraagd.

Onderzoeksopzet

Nadat de Rekenkamer het onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een onderzoeksopzet vast. 

De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen:

1. Aanleiding en probleemanalyse
2. Onderzoekdoelstelling, vraagstelling en afbakening
3. Organisatie, communicatie, planning en budget

De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden (bijvoorbeeld in de vorm van een brief) aan de gemeenteraad, het college van burgmeester en wethouders, de ambtelijke organisatie en eventueel een derde partij (zoals andere Rekenkamers uit de gemeenschappelijke regeling of andere onderzochte organisaties). Indien bekend, wordt dan ook al aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren. 

De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is, dan behoudt de Rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.

Onderzoek in eigen beheer

In beginsel voert de Rekenkamer geen onderzoek uit in eigen beheer. Mocht dit wel wenselijk zijn dan treedt de Rekenkamer in overleg met de gemeenteraad of Klankbordgroep voor de Rekenkamer ten behoeve van de organisatie van een onderzoek in eigen beheer.

De Rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij haar onderzoek:

• Objectiviteit: onpartijdige, niet vooringenomen en gedegen analyse van de bevindingen.
• Onderbouwing: conclusies worden genoegzaam onderbouwd door de geconstateerde bevindingen, en zo mogelijk van een normenkader.
• Consistentie: eenduidigheid van begrippen en redeneringen.
• Controleerbaarheid: de bevindingen zijn navolgbaar te controleren en te staven.
• Zorgvuldigheid: onafhankelijk en kwalitatief hoogwaardig onderzoek.
• Onafhankelijkheid: geen inmenging door belangen of wensen van derden, waaronder onderzochte personen of organisaties.g) Doelmatigheid: heldere afbakening, doelgerichte uitvoering, afgewogen op kosten en baten.
• Toegankelijkheid en bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie in het onderzoeksrapport op een aantrekkelijke wijze gepresenteerd.

Startgesprek

Bij de start van een onderzoek vindt een gesprek plaats met de gemeentesecretaris/wethouder en/of  afdelingshoofd van de betrokken afdeling en/of contactpersoon. In dit gesprek zal een lid van de Rekenkamer - en indien van toepassing het extern bureau - een toelichting geven op de onderzoeksopzet en -aanpak. De gemeentesecretaris en/of afdelingshoofd van de betrokken afdeling en/of contactpersoon kan, in overleg met de Rekenkamer, medewerkers waarvan hij/zij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De Rekenkamer zal de gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.

In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de Rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt. De secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer is het primaire aanspreekpunt gedurende het onderzoekstraject.

Keuze extern bureau

Indien een extern bureau wordt ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren, zullen bureaus benaderd worden conform het gemeentelijk inkoopbeleid om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren. 

De Rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer. Gekozen kan worden om de externe bureaus hun offerte te laten toelichten. Er kan ook voor gekozen worden bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten en het bureau van voorkeur een offerte te laten uitbrengen. 

Uitgebrachte offertes worden beoordeeld door de Rekenkamer op basis van de volgende criteria:

• Ervaring/deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers.
• De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen.
• De planning en de begroting van het onderzoek.
• De wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd.
• De wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd.
• De prijs-kwaliteitverhouding.

De externe bureaus zullen bij het offerteverzoek nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Soest. Wanneer dit het geval is en de Rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende externe bureau kan worden verstrekt. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de Rekenkamer. De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening.

Het extern onderzoeksbureau neemt de privacy-regels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zonodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij de contractvorming met het extern bureau hoort ook indien nodig een geheimhoudingsverklaring.

Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de Rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de Rekenkamer worden genomen.

De (inhoudelijke) begeleiding van het onderzoek ligt in handen bij de secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer. De secretaris van de Rekenkamer is verantwoordelijk voor de praktische voortgang van het onderzoek en vormt daarvoor het aanspreekpunt voor het extern bureau. 

Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:

• De verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd.
• De gespreksverslagen zullen vertrouwelijk worden behandeld door het extern bureau en Rekenkamer.
• Het letterlijk citeren uit verslagen van interviews is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde.
• (Voormalige) Gemeentelijke ambtenaren of (voormalige) bestuurders die betrokken zijn bij de uitvoering van het onderzoek ontvangen hiervoor geen vergoeding.

In geval van samenwerking met een extern bureau kunnen aanvullend de volgende regels afgesproken worden:

• Het extern bureau rapporteert aan de secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua praktische werkzaamheden.
• De Rekenkamerleden kunnen aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.
• De onderzoekers kunnen aanwezig zijn bij de presentatie van het onderzoeksrapport c.q. tijdens een raadsbehandeling;.
• De Rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoekdossier dat door het extern bureau wordt opgebouwd, desgevraagd ook tijdens het onderzoek. 
• Het extern bureau gaat tijdens het onderzoek vertrouwelijk om met de resultaten ervan.
• De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de Rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het extern bureau naar de Rekenkamer doorverwezen.

Gedurende het onderzoek vormt de Rekenkamer een onderzoekdossier. Dit bestaat in elk geval uit:

1. Onderzoeksopzet 
2. Offerte extern bureau plus opdrachtbevestiging
3. Concept-onderzoeksrapport
4. Schriftelijke stukken inzake ambtelijk wederhoor
5. Bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders
6. Aanbiedingsbrief gemeenteraad
7. Definitief onderzoeksrapport

Archivering

De Rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoek dossiers, zoals hierboven bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. 

Het uitgangspunt in het onderzoeksrapport is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de Rekenkamer tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan zal de bron worden vermeld.

Bij het opstellen van het onderzoeksrapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:

• Samenvatting
• Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling
• Onderzoekaanpak en normenkader
• Bevindingen met analyse
• Conclusies en aanbevelingen
• Bijlagen: bronnen

De Rekenkamer hecht eraan dat het onderzoeksrapport bruikbaar en werkbaar is in de gemeentelijke bestuurs- en uitvoeringspraktijk. In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. 

De Rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het onderzoeksrapport. Dit betekent dat deze herkenbaar moet zijn als onderzoeksrapport van de Rekenkamer. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit door het extern bureau vermeld.

De Rekenkamer volgt normaliter voorafgaand aan de definitieve vaststelling van een onderzoeksrapport een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor zoals opgenomen in artikel 185, lid 2 van de Gemeentewet. 

Ambtelijk wederhoor

De Rekenkamer stelt in ieder geval het gemeentebestuur en andere onderzochte instellingen in de gelegenheid om voor de vaststelling en openbaarmaking van de nota van bevindingen zonder 
conclusies en aanbevelingen eventuele fouten te corrigeren. De termijn voor ambtelijk wederhoor (mondeling en/of schriftelijk) bedraagt tenminste twee weken. 

Bestuurlijk wederhoor

Vervolgens wordt overgegaan tot vaststelling van de conclusies en aanbevelingen. Het concept-onderzoeksrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) wordt aangeboden voor een bestuurlijke reactie. De termijn voor bestuurlijk wederhoor bedraagt tenminste drie weken. Via de bestuurlijke reactie wordt het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid gesteld een inhoudelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het concept-onderzoeksrapport. Het is mogelijk om het proces van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor samen te voegen.
De bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders wordt opgenomen in het definitieve onderzoeksrapport of apart ter beschikking (bijvoorbeeld in een aanbiedingsbrief). Desgewenst wordt een nawoord van de Rekenkamer toegevoegd. 

Met het aanbieden van het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad kan de Rekenkamer (afhankelijk van aard en onderwerp) ook een persbericht versturen. Het definitieve onderzoeksrapport en het persbericht worden op de website van de gemeente en/of van de Rekenkamer geplaatst. De voorzitter van de Rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat.

Het definitieve onderzoeksrapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad, waarna ook het college van burgmeester en wethouders en overige betrokkenen een afschrift van het onderzoeksrapport ontvangen. 

De evaluatie bestaat uit twee delen. Deel één wordt verzonden aan de begeleidingscommissie op het moment dat de Nota van Bevindingen het ambtelijk wederhoor in gaat. Deel twee wordt verzonden na afloop van de raadsbehandeling. De beide delen worden door de secretaris samengevat en aan de leden van de begeleidingscommissie verzonden. 

In de eerstvolgende vergadering van de Rekenkamer na behandeling van het onderzoek in de gemeenteraad, wordt het gehele onderzoeksproces geëvalueerd met:

• Leden Rekenkamer
• Secretaris/onderzoeker Rekenkamer

Daarnaast kunnen er nog met andere actoren extra evaluaties gedaan worden: 

• Ambtelijk contactpersoon
• Uitvoerend onderzoeksbureau (overweeg een tussentijdse evaluatie bij strubbelingen) 
• Gemeentesecretaris
• Managementteam